Transformasi dalam pengelolaan arsip digital secara signifikan meningkatkan efisiensi dengan memudahkan pencarian arsip, mengurangi kebutuhan penyimpanan fisik, dan mempercepat pengambilan keputusan sehingga bisa mendorong administrasi publik yang efisien, transparan, dan akuntabel. Effendi dkk. (2023) mencatat bahwa transformasi digital melalui penggunaan berbagai platform meningkatkan pertumbuhan suatu organisasi.
Lalu, belakangan ini muncul teknologi artificial intelligence (AI). AI diyakini menjadi salah satu inovasi terbesar, sebagai solusi canggih dalam pengelolaan arsip digital dalam mengatasi tantangan manajerial. AI akan mempercepat proses identifikasi dan meningkatkan keakuratan data yang dibutuhkan. AI dapat membantu digitalisasi arsip fisik dengan teknologi seperti pengenalan karakter optik (OCR), untuk preservasi arsip yang rentan rusak, seperti mengidentifikasi dan memperbaiki kerusakan pada dokumen.
Lembaga Arsip di luar negri, misalnya Perpustakaan Kongres AS menggunakan AI untuk mengelompokkan arsip yang lebih relevan dan membuatnya lebih mudah diakses oleh publik.
Hasil penelitian AI pada pengelolaan kearsipan diantaranya:
- Kemampuan AI untuk mempermudah pencarian dokumen sangat membantu pengguna dalam menemukan informasi yang diperlukan dengan cepat dan efisien, meningkatkan produktivitas organisasi secara keseluruhan, menyediakan enkripsi data yang mumpuni serta penyaringan akses yang ketat, memastikan informasi rahasia hanya dapat diakses oleh pihak berwenang (Yulianto, dkk. 2024).
- AI memiliki potensi signifikan dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan data arsip, dapat mengotomatiskan proses pengarsipan dan meningkatkan akurasi (Dimas Putri Mega Pratesa, 2025).
- Proses digitalisasi yang dibantu AI dapat mengubah dokumen fisik menjadi format elektronik dengan cepat dan akurat, membuat proses pencarian dan pengelolaannya menjadi lebih mudah (Patimah et al., 2024)
Pertanyaannya, apakah arsip dengan bantuan AI, andal, bisa dipercaya dan memenuhi prinsip autentisitas, keandalan, keutuhan dan ketergunaan sesuai dengan prinsip pengelolaan arsip elekronik?
AI menghadapi masalah privasi dan potensi bias algoritma (Dimas Putri Mega Pratesa,2025). Sangat sulit untuk menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip elektronik karena arsip elektronik mudah dimanipulasi dan rusak, serta pengaksesan dan pengkopian yang cenderung tidak bisa sepenuhnya dikontrol (Pratiwi, 2012).
Merujuk pada Perka ANRI Nomor 20 Tahun 2011 Tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik, Arsip yang andal (dapat dipercaya) adalah arsip yang mampu membuktikan fakta-fakta yang sebenarnya. Autentisitas arsip terancam apabila arsip dikirimkan melintasi ruang (yaitu ketika dikirim ke penerima atau antar-sistem atau aplikasi) atau melintasi waktu (yaitu baik ketika arsip berada di tempat penyimpanan atau saat perangkat keras atau perangkat lunak yang digunakan untuk menyimpan, memproses, mengkomunikasikannya diperbarui atau diganti).
ANRI sebagai Lembaga kearsipan telah mengatur metadata. Metadata merupakan informasi tentang asal, struktur, karakteristik dari seperangkat data dalam penciptaan, pengelolaan dan penggunaan Arsip sepanjang waktu secara lintas domain yang bertujuan untuk menjamin autentisitas, keandalan, ketergunaan dan integritas Arsip sepanjang waktu.
Dengan demikian, meskipun AI memiliki banyak manfaat, tetapi arsip yang dihasilkan dengan bantuan AI belum bisa diyakini keandalannya dan autentisitasnya. Tolak ukur autentitas arsip harus memiliki atribut arsip yang terdiri atas identitas arsip dan integritas arsip, hak akses, Prosedur Pelindungan dari Kehilangan dan Kerusakan Arsip, Prosedur Pelindungan Terhadap Media dan Teknologi, Pembuatan Dokumentasi, Autentikasi Arsip, Identifikasi Arsip yang Sah, Pemindahan dan Penyerahan Dokumentasi yang Relevan.
Penulis: Elvira Primashita.
Arsiparis pada BPK Perwakilan Prov Sumatera Barat.
